Kamis, 11 Oktober 2012

Otomasi Perpustakaan

Laela Suliswati for Otomasi Perpustakaan Sekolah

Perpustakaan sekolah ialah perpustakaan yang ada dalam lingkungan sekolah, baik sekolah dasar, maupun sekolah lanjutan, baik sekolah umum maupun sekolah kejuruan. Oleh guru telah ditanamkan dasar kepandaian membaca kepada para siswa. Perpustakaan sekolah dapat memperkaya pengetahuan siswanya menyuburkan daya kritik dan membantu mengembangkan bakat serta kegemaran si anak.


Citra perpustakaan sekolah terutama ditentukan oleh pendapat para penggunanya (siswa, guru, masyarakat) atas kesanggupan perpustakaan untuk mencapai tujuannya. Reputasi perpustakaan didasarkan atas jasa yang diberikannya, setiap perpustakaan sekolah, besar maupun kecil, harus memperhatikan benar kebutuhan siswanya. Untuk menyelenggarakan perpustakaan dengan memuaskan tiga keperluan dasar berikut perlu tersedia:

- Terkumpulnya koleksi pustaka yang berkualitas dan tersusun baik
- Tersedianya tempat yang menarik dan nyaman bagi siswa untuk membaca
- Adanya petugas yang memberi pelayanan yang efisien, ramah dan sopan

Selama ini sering dipahami bahwa menganggap perpustakaan yang baik adalah perpustakaan yang memiliki koleksi besar. Koleksi yang besar memang baik, namun ada yang lebih baik lagi yaitu akses ke koleksi perpustakaan lain. Maka perpustakaan sekolah yang memiliki koleksi kecil tidak perlu berkecil hati, mereka dapat mengakses koleksi perpustakaan sekolah lain, perpustakaan daerah, atau perpustakaan umum lainnya melalui jalinan kerjasama perpustakaan.

Seiring perkembangan jaman, Perpustakaan sekolah atau school library mengalami perubahan nama akibat penemuan materi baru, pengaruh teknologi informasi. Bila dahulu disebut perpustakaan sekolah maka nama itu berubah menjadi pusat media atau pusat multimedia (multimedia center) maka kini namanya berubah menjadi pusat sumber belajar (Learning Resource Center) yang meliputi perpustakaan, pusat komputer, fasilitas multimedia dan fasilitas internet.

Dengan masuknya teknologi informasi dan multimedia, beberapa perpustakaan sekolah swasta di Indonesia mengganti nama dan fungsi perpustakaan menjadi Pusat Sumber Informasi atau Information Resource Centre, dengan masuknya Internet ke sekolah maka di perpustakaan tersedia komputer, audiovisual dan sudah tentu buku. Maka sebutan perpustakaan sekolah dianggap kurang pas sehingga namanya dirubah menjadi Learning Resource Centre karena kegiatan belajar beserta sumbernya dapat dilakukan di Perpustakaan.

Kemajuan teknologi juga telah menyentuh pekerjaan otomasi di perpustakaan sekolah. Program otomasi pada komputer ternyata sangat dapat membantu pekerjaan pengolahan bahan pustaka dan penemuan kembali data untuk pelayanan informasi. Dengan otomasi dapat ditampung informasi tentang koleksi tanpa memerlukan banyak tempat dan tersimpan dalam hardisk. Dengan cara tertentu informasi yang diperlukan akan terpapar pada layar komputer.
Jadi sekarang ini perpustakaan sekolah telah mulai mengembangkan diri menjadi pusat sumber belajar serta memperluas cakrawala kerjasama koleksi antar perpustakaan, dengan pelayanan dan arus kerja efisien menggunakan jasa otomasi dan komputer.


B. Otomasi Perpustakaan Sekolah

Untuk administrasi yang bersifat insidental dan tidak mementingkan persyaratan yang rumit dalam sistem informasi, maka pengolahan data secara manual cukuplah memadai. Namun, bila dikemudian hari, data semakin menumpuk dan tidak terasa menjadi besar serta menghadapi situasi kemungkinan kondisi data yang sangat rumit, tidak selayaknya harus menghabiskan waktu banyak dalam memikirkan tindakannya. Disamping itu, pengolahan data secara manual akan menyebabkan kemungkinan kesalahan fatal, hingga beberapa atau banyak informasi penting pasti tidak bisa dihasilkan. Lebih fatal lagi, adanya kerumitan dalam pengolahan data secara manual menjadikan proses pengolahan data sering kali terabaikan, ditakuti, dan dihindari.

Database Perpustakaan Sekolah dirancang untuk pengolahan data pada perpustakaan sekolah yang biasanya proses mutasi data selalu berlangsung setiap hari. Apalagi bila perpustakaan sudah sedemikian diminati oleh seluruh siswa, guru dan masyarakat, maka setiap hari, minggu, bulan dan setiap tahunnya dapat dibayangkan tidak terasa data menumpuk dan semakin sulit diolah secara manual. Namun dengan Database, seberapapun banyaknya data akan segera diketahui perkembangan data suatu kegiatan secara otomatis dan tepat, karena database memang dipergunakan untuk memperoleh hasil yang cepat dan tetap, baik kualitas hasil serta bentuk aktifitas pengolahan data.

Cara-cara manual kurang menjamin diperolehnya sifat-sifat tersebut diatas. Pekerjaan yang berlangsung secara terus menerus tanpa berubah hanya dapat disajikan melalui program komputer yang tetap. Suatu pekerjaan secara manual bisa saja menghasilkan sesuatu yang memang benar dan memenuhi harapan. Tetapi tindakan tersebut tidak dapat disimpan dan diulang pada kesempatan lain dengan suatu jaminan akan diperoleh hasil yang sama. Dengan program otomasi maka hasil pekerjaan akan tetap sama karena program dapat disimpan dan diulangi lagi proses kerjanya untuk pengolahan data yang sama.


C. Keunggulan Sistem Otomasi

Suatu aktifitas pengolahan data dalam suatu lembaga kegiatan, menuntut diselenggarakannya sistem operasi pengolahan data yang mengikuti prosedur serta pelaksanaan operasi yang mudah, cukup hanya dengan tekan tombol-tombol atau perintah. Tombol dan perintah adalah ikon yang telah mempunyai maksud dan logika proses tertentu yang bisa dipahami komputer untuk diperoleh suatu hasil tertentu.

Dengan demikian, tombol-tombol dan deretan kalimat yang sederhana tersebut akan menjadi alat diperolehnya suatu manfaat pengolahan data yang tersistem, tanpa harus memikirkan tentang apa yang akan dilakukan program dalam menyelesaikan pengolahannya. Untuk itu menjadi suatu tuntutan bagi pengolah data, adanya suatu aplikasi program agar semua proses pengolahan data dapat diselenggarakan hanya melalui prosedur tinggal tekan tombol, dan memperoleh hasil.

Intruksi tekan tombol dalam program ini seperti telah disebut diatas akan memberikan kemudahan dan kenyamanan dalam mendukung kegiatan administrasi Perpustakaan. Sehingga dengan penyelenggaraan sistem otomasi database di perpustakaan sekolah akan memberi keunggulan :
- Membantu penyelenggaraan kegiatan administrasi Perpustakaan lebih efisien, detail dan akurat.
- Administrasi Perpustakaan tidak lagi dilakukan secara manual, hanya dalam satu klik diperoleh pengolahan  data
- Kontrol data lebih mudah dan segera.
- Dapat menjadi sarana penunjang minat pengunjung (minat baca) siswa lebih optimal.
- Sinergi Administrasi perpustakaan diseluruh jajaran guru.
Dibawah ini perincian kemudahan dan keunggulan otomasi dalam rangka menunjang perkembangan Perpustakaan Sekolah :

1. Kemudahan dalam pengisian Basis Data:
Entri data pada otomasi berkenaan dengan data utama atau basis data atau default data dipergunakan oleh otomasi untuk kepentingan pengolahan data pada pertalian data yang satu dengan data lainnya, dapat diuraikan sebagai berikut:
Data Perpustakaan
- Otomasi dimulai dengan pencantuman data-data perpustakaan antara lain, nama perpustakaan, pemilik perpustakaan, alamat dan sebagainya. Dengan hanya sekali mengisi data tersebut maka data akan dipergunakan secara otomatis pada seluruh sistem baik untuk kepala surat, keterangan pada seluruh report data, form data dan blanko keterangan lainnya. Kemudahannya hanya dengan sekali mencantumkan data dapat dipergunakan secara berulang pada berbagai pengolahan data.
Teramasuk data pendukung lainnya yaitu data Pengurus Perpustakaan, data Guru Kelas, data Kelas, Stempel serta tanda tangan Kepala Sekolah dan default data lainnya. Contoh, dengan hanya sekali mencantumkan nama Ketua Perpustakaan sebagai default data, maka seluruh Report Data yang memerlukan legalitas Ketua Perpustakaan/Kepala Sekolah lengkap dengan tanda tangan dan stempel sekolah/Perpustakaan (bila diperlukan) secara otomatis sistem akan mencantumkan data tersebut.
- Default data lainya seperti data ketentuan peminjaman (lama peminjaman buku, jumlah buku yang dipinjam, dan ketentuan lainnya), menjadi basis data untuk dipergunakan pada pengolahan peminjaman data. Ketentuan data ini dapat disesuaikan dengan kebijakan perpustakaan. Contoh, apabila ketentuan maksimal peminjaman buku sebanyak tiga (3) buah buku, maka secara otomatis sistem akan membatasi peminjaman sampai dengan maksimal ketentuan tersebut, artinya bila ada yang meminjam lebih dari ketentuan maka sistem secara otomatis akan menolak. Apabila lama peminjaman dibatasi misalnya selama tiga hari, maka kelebihan hari mengembalikan akan terekam oleh sistem sebagai keterlambatan dan akan dihitung otomatis dengan denda yang ditentukan sebelumnya. Dengan mudah pula pustakawan akan mencetak surat peringatan yang otomatis mencantumkan data-data yang diperlukan (data buku yang dipinjam, data peminjam, data keterlambatan, data denda, dan data lainnya)

2. Mempercepat Pengolahan data/Kelengkapan Bahan Pustaka:
Data bahan pustaka yang ada pada otomasi akan dengan mudah dan cepat diperoleh print-out-nya untuk kepentingan administrasi, pelayanan dan kelengkapan bahan pustaka, antara lain:

Katalogisasi
Otomasi dapat menyelesaikan pekerjaan pembuatan kartu Katalog; satu set lengkap terdiri dari Katalog Pengarang, Katalog Judul dan Katalog Subyek. Dalam jumlah dan bentuk yang diperlukan. Data yang tercantum dalam Katalog antara lain : nomor klasifikasi, tiga huruf pertama nama belakang pengarang, huruf pertama judul buku, nama pengarang, judul buku, subyek buku, impresium, kolasi, dan nomor inventaris buku.
Bahan kertas dalam ukuran dan ketentuan: Bahan kertas karton manila, warna putih, ukuran L 12,5 cm x T 7,5 cm dengan lobang pada bagian bawah tengan.

Labeling
Dengan otomasi, pekerjaan labeling atau pembuatan label buku tidak perlu lagi membuat dengan cara manual, melainkan secara cepat label buku akan dapat di-printout komputer sesuai keperluan.
Spesifikasi label buku: Nama perpustakaan pada bagian atas tengah label buku, nomor panggil pada bagian tengah label buku (terdiri dari: nomor klasifikasi, tiga huruf pertama nama belakang pengarang, dan huruf pertama judul buku. Ukuran label buku T 4 x L 5 cm, bahan kertas HVS, warna putih. Penempatan label buku: tempelkan sedemikian rupa sehingga huruf pertama Nomor Panggil bisa tampak pada punggung buku. Letak penempelan pada bagian bawah punggung buku dengan jarak antara tepi bawah buku dan tepi bawah label 2,5 cm.

Kartu Buku, Kartu Kembali dan Kantong Kartu

Pembuatan Kartu Buku, Kartu Kembali dan Kantong Kartu, tanpa susah payah akan segera tampil dan siap untuk di-printout dari komputer.
Spesifikasi Perlengkapan buku tersebut antara lain:
- Kartu buku:
Terdiri dari kelengkapan: Nomor Panggil, Nama Pengarang, Judul Buku, Nomor Inventaris, Tiga kolom isian yaitu kolom dengan judul kolom: Tanggal Pinjam, No.Anggota, dan Paraf Peminjam.
Ukuran Kartu Buku T 12,5 x L 7,5 cm, warna putih, bahan kertas karton manila.
- Kantong Kartu Buku
Terdiri dari kelengkapan: Nomor Panggil pada tepi kiri kantong buku, Nama Pengarang pada bagian tengan atas kantong kartu dengan urutan nama belakang kemudian koma dan nama depan, Judul Buku dibawah nama pengarang, No.Inventaris dibawah judul buku di tepi kanan kantong buku.
Rekatkan dengan lem pada bagian yang dilipat (0,5 cm) pada bagian bawah dalam sampul buku.
Masukan Kartu buku kedalam kantong buku dengan posisi tegak.
Ukuran Kantong Kartu T 5 - 3 x L 8 cm, warna sesuai pilihan, bahan kertas karton manila.
- Kartu Tanggal Kembali:
Terdiri dari kelengkapan: Nomor Panggil, dan Tiga kolom isian yaitu kolom dengan judul kolom: Tanggal Kembali, No.Anggota, dan Paraf Peminjam.
Ukuran Kartu Buku T 12,5 x L 7,5 cm, warna putih, bahan kertas HVS
Tempelkan kartu tanggal kembali pada bagian atas dalam sampul buku dengan memberi lem hanya pada bagian atas kartu tanggal kembali agar mudah dilepas.

Form Induk Buku

Daftar Bahan Pustaka juga dilengkapi dengan Form Induk Bahan Pustaka dengan sistem pencarian sesuai penyaringan yang dibutuhkan untuk mempermudah dalam pengolahan data. Misalnya, pustakawan dapat melihat daftar buku menurut abjad judul buku, dapat dikelompokan sesuai dengan tanggal pembelian buku, dikelompokan sesuai dengan kategori buku, sesuai dengan penerbit buku, sesuai dengan sumber pengadaan buku dan pengelompokan/penyaringan lainnya dengan mudah dan cara pengoperasian yang praktis.

3. Sistem Pengisian dan Kelengkapan Keanggotaan:
Data keanggotaan dengan kelengkapannya akan dengan mudah diisikan pada otomasi dan diperoleh kembali informasinya, antara lain:

Legalitas pendaftaran Anggota
Otomasi dapat menyelesaikan pekerjaan Surat Pendaftaran lengkap dengan data-data anggota dan data perpustakaan pada blanko pendaftaran. Data legalitas yang tersimpan dengan mudahnya dapat diperoleh kembali kapanpun diperlukan.
Kartu Anggota untuk peminjaman buku juga dengan cepatnya dapat dihasilkan hanya dengan mengambil data yang sudah tersimpan dalam sekali klik saja.
Card ID untuk kartu anggota yang menggunakan barcode secara otomatis dapat diperoleh. Dengan perangkat keras alat sensor barcode, pelayanan peminjaman buku akan semakin mudah.

Form Induk Keanggotaan
Daftar keanggotaan juga dilengkapi dengan Form Induk Keanggotaan untuk mempermudah dalam pengolahan data.

4. Keunggulan System Pelayanan/Transaksi Peminjaman:
Kemudahan pelayanan peminjaman buku dan pengembalian buku menjadi ciri khas otomasi. Pencarian transaksi yang pernah dilakukan, proteksi terhadap peminjaman yang melebihi ketentuan peminjaman, dan lain-lain:


Teknis Peminjaman
Otomasi memberi kemudahan cara peminjaman, hanya dengan memasukan kode anggota dan kode buku maka proses peminjaman selesai. Bila ada perangkat lain (hardware) untuk fasilitas barcode maka akan lebih cepat lagi. Hanya dengan menyorotkan alat sensor pada kode buku dan kode anggota, otomasi akan langsung mendeteksi. Dan otomasi akan menyimpan data tersebut untuk dikaitkan secara cepat dengan sistem-sistem database (tanggal pinjam, tanggal seharusnya kembali, dan ketentuan atau default lainnya).

Peminjaman buku yang belum dientri data
Kebanyakan perpustakaan sekolah yang baru menggunakan otomasi, biasanya bermasalah pada pengisian data buku. Karena tidak mungkin sekaligus ribuan data buku dapat di entri ke otomasi. Padahal siswa siap antri akan meminjam buku. Untuk menanggulangi hal tersebut, otomasi menyediakan form data buku sementara bagi buku yang belum di entri data, tetapi sangat dibutuhkan oleh siswa untuk di pinjam. Tanpa kehilangan data peminjaman, otomasi tetap memberikan pelayanan peminjaman.

Anggota yang pinjam belum mengembalikan
Otomasi akan mendeteksi dan melaporkan setiap saat diperlukan data-data anggota yang belum mengembalikan dengan berbagai statusnya, yaitu buku belum dikembalikan stutus terlambat, belum terlambat atau status pada hari ketentuan seharusnya mengembalikan.

Perubahan ketentuan peminjaman
Perubahan ketentuan peminjaman seperti ketentuan lama peminjaman, biaya peminjaman, denda, maksimal banyaknya buku dipinjam, perubahannya akan berpengaruh terhadap sistem otomasi. Contoh: Peminjam yang sudah/sedang meminjam buku sejumlah yang ditentukan, maka otomasi akan menolak jika anggota tersebut mencoba untuk meminjam buku lagi, kecuali bila buku tersebut telah dikembalikan.

Teknis Pengembalian
Teknis pengembalian buku sangat mudah, hanya dengan mengisikan tanggal pada data buku yang sedang dalam proses peminjaman.

5. Memacu minat baca:
Dengan adanya fasilitas yang ada pada otomasi, Perpustakaan sekolah dapat memfungsikan kemudahan tersebut untuk manfaat maksimal memacu minat baca siswa, antara lain:

Menerbitkan Piagam Penghargaan Pembaca Buku Terbanyak
Adanya sistem pencarian data secara otomasi berkenaan dengan peminjam buku terbanyak pada setiap kelasnya, dapat dijadikan sarana untuk memacu dan memberikan tingkat kompetisi lebih baik dari para siswa dalam memperbanyak membaca buku. Data peminjam terbanyak ini dapat di printout setiap tiga bulan sekali dan dipajang di papan pengumuman maupun di tiap-tiap ruang kelas siswa.
Bukti penghargaan berupa Piagam Penghargaan dengan mudahnya secara periodik dapat di printout untuk diberikan kepada siswa terbanyak membaca buku.

Keberlanjutan anggota perpustakaan
Dengan sarana kemudahan otomasi ini pula perpustakaan dapat memberikan Tanda Ucapan Terima kasih kepada siswa atas keaktifannya menjadi anggota perpustakaan. Dan pustakawan akan dimudahkan dalam pencarian datanya, hanya dalam hitungan detik pencarian data dapat segera diperoleh secara akurat dan dapat segera diserahkan kepada siswa. Berkas Ucapan Terima Kasih tersebut, oleh pengurus perpustakaan secara khusus diberikan kepada siswa yang telah tamat sekolah, dan kepada siswa yang berpindah sekolah, dengan harapan siswa tersebut dapat selalu berkelanjutan menjadi anggota perpustakaan dimanampun siswa itu sekolah.
Disamping itu pula otomasi menyediakan lampiran berupa daftar buku yang telah dan pernah dibaca siswa selama siswa tersebut menjadi anggota perpustakaan untuk dilampirkan pada berkas ucapan terima kasih atau untuk keperluan lain yang memerlukan data tersebut.

6. Kerjasama Pustakawan dan Wali Kelas:
Ada fasilitas output otomasi yang dapat fungsikan melalui peran wali kelas, sehingga antara pustakawan dan wali kelas terjalin kerjasama dalam hal:


Pemberitahuan pengembalian buku jatuh tempo
Buku jatuh tempo yang dimaksud adalah buku-buku yang dipinjam sekian hari yang lalu, dan pada hari sesuai ketentuan harus mengembalikan, buku tersebut dapat terdeteksi secara otomatis. (otomasi dapat disetting untuk berapa lama ketentuan maksimal meminjam, jumlah buku dipinjam, dan lain-lain). Otomasi dapat mendeteksi setiap harinya buku-buku yang dipinjam dan harus dikembalikan pada batas waktu maksimal tersebut. Maka dengan hasil printout dari otomasi berupa daftar buku yang harus dikembalikan tepat pada waktunya itu, peran guru dapat dilibatkan untuk membantu mengumumkan sekaligus memperingatkan siswa siapa saja dan buku apa saja yang harus segera dikembalikan. Hal tersebut sangat membantu sekali kedisiplinan siswa dalam pengembalian buku, setidaknya mengingatkan kepada siswa yang lupa mengembalikan buku


Peringatan pengembalian buku yang terlambat
Sedangkan untuk siswa yang lama tidak mengembalikan disebabkan kelupaan atau karena bukunya hilang atau karena sebab lain, maka guru menasehati dan memberi peringatan kepada orang tuanya tentang kondisi yang seharusnya diselesaikan dalam hal pengembalian buku. Surat peringatan tersebut dengan mudahnya dapat di printout pada otomasi tersebut.

7. Proaktif dalam kegiatan perpustakaan:
Proaktif disini dimaksudkan kepedulian dari anggota untuk memberikan Kritik dan Saran dalam kegiatan kepustakaan, yaitu:

Form Pengisian Kritik dan Saran
Otomasi menyediakan form untuk kritik dan saran dengan kategori meliputi: Usulan atau saran pengadaan buku baru, kritik dan saran terhadap rencana pengadaan buku baru, kritik dan saran pelayanan perpustakaan, Administrasi perpustakaan, sistem otomasi, dan lain-lain

Analisa Kritik dan Saran
Otomasi juga menyediakan fasilitas untuk para pustakawan atau yang terlibat dalam kepengurusan perpustakaan untuk memberi tanggapan terhadap kritik dan saran, disamping sebagai bahan analisa untuk rencana-rencana perpustakaan ke depan. Analisa kritik dan saran dapat dikeluarkan dari komputer sesuai dengan kategori atau untuk seluruh kategori.

8. Informasi lain tentang kepustakaan:
Beberapa informasi bisa didapatkan dari otomasi ini difungsikan untuk bahan informasi, analisa, dan evaluasi kepustakaan, yaitu:

Buku Katalog (Bibliografi)
Adalah informasi tentang seluruh bahan pustaka yang ada di perpustakaan, terdata berdarkan judul, pengarang dan subyek buku menjadi bendel buku semacam bibliografi.

Analisa Kritik, Saran, dan Tanggapan
Kritik dan Saran dari pengunjung dapat diakses dan di print out untuk dijadikan analisa dan evaluasi pihak pengurus perpustakaan dalam rangka menampung kepedualian pengunjung demi perkembangan perpustakaan. Tersedia kolom tanggapan dari pengurus perpustakaan.

Informasi Buku Pilihan
Report data buku-buku pilihan yang print out-nya dapat difungsikan untuk promosi kepada pengunjung sebagai pilihan yang dipersiapkan oleh pustakawan atau pengurus perpustakaan karena nilai pentingnya.

Informasi Buku terbanyak dibaca
Report data yang dapat di print out untuk bahan analisa pustakawan atas kemajuan dan minat baca pengunjung pada buku tertentu. Terdata judul buku, banyaknya buku yang dibaca tiap pengunjung dan data lainnya.

Brosur Promosi Buku
Brosur yang dapat dibuat oleh pustakawan dengan data yang ada pada otomasi. Dengan kelengkapan gambar cover buku dapat difungsikan untuk media promosi yang menarik pada pengunjung.

9. Fasilitas System Pelayanan Katalog Digital:
Disamping katalog kartu yang disediakan dan dapat dihasilkan dari otomasi ini, juga otomasi menyediakan Katalog yang bisa diakses oleh siswa berupa katalog digital. Katalog digital adalah Katalog yang difungsikan secara komputerisasi yang khusus disediakan untuk user sebagai alat informasi menarik dalam pencarian buku. Keunggulan dan fasilitas yang ada pada Katalog Digital sebagai berikut:

Sistem Informasi Bahan Pustaka
Katalog Digital menampung banyak sekali data bahan pustaka, puluhan sampai ratusan ribu bahan pustaka, secara otomatis dapat di lihat berdasarkan Judul, Pengarang atau Subyek buku dengan sistem pencarian yang mudah dan tampilan menarik.


Sistem Pencarian Bahan Pustaka
Kelengkapan dan kemudahan sistem pencarian bahan pustaka, menjadi fasilitas unggulan Katalog Digital; pencarian dengan abjad, judul buku, pengarang, dan subyek buku. Disamping dengan pencarian menggunakan kata kunci, anda dapat secara mudah mendapatkan apa yang dicari, contoh: ketika anda ketikan kata “Anak“ maka akan muncul judul buku antara lain: Catatan Anak Emas Soekarno, Bagaimana mendidik Anak, Anak Nusantara, Anak-anak Reformasi, Jeritan Anak Terpencil, Ketabahan Anak Nelayan, dan masih banyak lagi yang lainnya sesuai dengan data judul buku yang ada di perpustakaan sekolah anda.

Sistem Daftar Referensi
- Katalog Digital dilengkapi dengan daftar-daftar referensi antara lain Daftar Buku Terbanyak dibaca, ia membimbing siswa atau pengunjung untuk melihat data buku dari buku-buku yang terlaris dibaca pengunjung. Paling tidak daftar ini akan menjadi daya tarik anak atau pengunjung untuk mencari tahu tentang buku tersebut.
- Juga terdapat Daftar Buku Pilihan, adalah buku-buku yang dipilih oleh pengurus perpustakaan dan dapat diakses melalui Katalog Digital untuk bahan pertimbangan dalam pemilihan buku. Dengan tampilan menarik dan gambar buku yang dapat anda tempelkan pada otomasi dapat menjadi link untuk pencarian data.
- Selain itu terdapat Daftar Buku Terkini (Books of the Month), adalah daftar buku-buku yang dianggpap penting dan sesuai dengan keadaan yang sedang terjadi atau mendesak serta disarankan untuk dibaca karena sifat khususnya. Contoh, misalnya saja sekarang sedang terjadi bencana alam melanda di beberapa daerah, maka perpustakaan mempromosikan buku-buku yang memuat isi tentang bencana alam atau yang berkaitan dengan hal tersebut, dan lain-lain. Promosi buku khusus ini dilengkapi dengan foto cover buku, dan melalui gambar tersebut pengunjung dapat mengakses data buku dengan lengkap dan lebih terinci.
- Daftar Buku Baru, adalah daftar buku terbaru hasil pengadaan perpustakaan yang dipromosikan pada pengunjung via Katalog Digital, diharapkan diakses oleh pengunjung dan diminati.
Rencana Pengadaan Buku Baru, dianggap penting diakses oleh pengunjung agar pengunjung secara proaktif memberikan kritik, saran dan tanggapan untuk rencana pengadaan buku baru tersebut.

Sistem Jaringan LAN
- Katalog Digital dengan jaringan LAN (Local Area Network) dapat difungsikan untuk jaringan yang terhubung pada dua atau lebih komputer yang disediakan dan dikhususkan bagi pengunjung, katalog digital ini dapat menjadi sistem pencarian bahan bacaan dan referensi menarik bagi pengunjung untuk pencarian bahan bacaan sebelum menentukan pilihannya.
- Jaringan LAN ini juga dapat difungsikan pada jaringan yang terhubung pada Pusat Komputer yang dibangun oleh sekolah sekaligus sebagai Pusat Multi Media dan Audio Visual yang bersinergi dengan sistem otomasi berbasis database.


10. Laporan / Report Data:
Report data adalah data Laporan hasil peminjaman dan laporan data lainnya yang dapat diprintout sesuai dengan penyaringan data. Report data tersebut sekaligus dapat dijadikan bahan untuk evaluasi perpustakaan dalam hal pelayanan maupun pengadaan buku atau bahan-bahan pustaka termasuk fasilitas fisik perpustakaan, yaitu:

Laporan Peminjaman harian, mingguan, kuartal, dan tahunan
Hasil Peminjaman dapat diketahui datanya yaitu: pada item laporan Harian/Mingguan diketahui data jumlah buku yang dipinjam, total biaya peminjaman (misal: perpustakaan Sekolah tidak memungut biaya peminjaman, maka default dikosongkan saja), total biaya terlambat mengembalikan (misal: peraturan dipungut denda 100 rupiah per hari keterlambatan), total biaya/denda buku hilang, dan total biaya lain-lain. Demikian pada Laporan Kuartal terdapat item rekapitulasi jumlah total buku dipinjam tiap kuartalnya. Pada Laporan Tahunan dapat diketahui jumlah total buku dipinjam tiap tahun berdasar kuartalnya, dan rekapitulasi pembiayaan yang dipungut dari anggota.


Laporan Peminjaman dalam katagori buku secara periodik
Data peminjaman juga dapat dilaporkan berdasarkan kategori dan detail peminjaman tiap hari/tanggalnya. Juga rekapitulasi peminjaman berdasarkan seluruh kategori yang ada.

Grafik Peminjaman buku menurut jenis kelamin
Grafik yang menunjukan perbandingan peminjam jenis kelamin laki-laki dan perempuan, seiap saat dapat dilihat dan di-print out untuk tujuan evaluasi dan analisa kemajuan serta perkembangan perpustakaan berdasarkan jenis kelamin.

Grafik Peminjaman buku menurut kategori buku
Grafik peminjaman berdasarkan kategori buku (Kategori besar: misal, Sastra Agama, Teknologi, Bahasa, dll) akan menunjukan perubahan dengan cepat ketika kita menentukan periode tahun, kuartal, bulan dan tanggal yang diinginkan, dengan mudah pula diprintout untuk data laporan.

Analisa Umum Peminjaman buku
Analisa data adalah segala bentuk transaksi peminjaman akan terekam dalam sistem analisa data muali dari periode tahun, kuartal, bulan, tanggal. Juga grand total dari jumlah buku dipinjam, judul dan kategori buku.

Data Pembaca terbanyak/Lomba
Jumlah data pembaca terbanyak dapat dijadikan untuk ajang lomba atau kompetisi dari anggota untuk semakin memperbanyak membaca, yang pada gilirannya minat baca akan semakin tumbuh subur di kalangan siswa.
Dengan pilihan kategori anggota, kelas dan parale kelasnya, otomasi akan mengadakan pencarian dan pengolahan data super cepat, dalam hitungan detik otomasi akan mencarikan untuk anda data yang diperlukan. Hasilnya adalah siapa pembaca terbanyak untuk kelas tertentu dan pada periode tertentu. Hasilnya berupa printout yang diformat untuk keperluan pengumuman secara periodik sesuai dengan ketentuan masing-masing sekolah.
Demikian pula, siswa yang terbanyak membaca buku secara otomatis sistem akan membuatkan sertifikat penghargaan dengan seluruh data yang otomatis lengkap tanpa harus ditulis secara manual atau diketik lagi.


11. Kelengkapan otomasi lainnya:
- Jam Alarm
- Tutorial
- Link ke Video Presentasi (media Player)
- Link ke Presentasi PowerPoint
- Link ke Word
- Link ke Exel
- Link ke Spreedsheet
- Link ke Clipart
- Link ke Explorer
- Link ke Winamp (bila terinstal)
- Fasilitas open file dialog
- Link ke Kalkulator
- Link ke Phone Dialer dan Autodialer
- Link ke Editing Photo



12. P e n u t u p:
Deretan kelengkapan tersebut diatas masih terbuka untuk updating sesuai dengan permasalahan dan perkembangan perpustakaan. Dengan demikian sejalan dengan kemudahan dan fasilitas cepat saji tersebut, memungkinkan pekerjaan rutinitas manual akan semakin berkurang; tidak lagi terjebak dalam deretan pekerjaan administratif manual yang merepotkan; sehingga perhatian akan lebih banyak dialihkan kepada pekerjaan kreatif efektif lainnya berupa analisa dan rencana untuk mengambil keputusan bagi pengembangan perpustakaan lebih baik lagi kedepan.
Semoga bermanfaat.

Purwokerto, Januari 2010
GNFs Database ver.1.09

by : Aktivitas Laela Suliswati

Blog Aktivitas Pendidikan. Anda sedang membaca artikel tentang Otomasi Perpustakaan. Oleh Admin, Anda diperbolehkan mengcopy paste atau menyebar-luaskan artikel ini, namun jangan lupa untuk meletakkan link dibawah ini sebagai sumbernya

Salam : Laela Suliswati

Comments
0 Comments

Tidak ada komentar :

Posting Komentar

http://laelasuliswati.blogspot.com/